DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Mensa Be

(05/11/18)

 

1. Responsable du traitement des données à caractère personnel

Siège social                     Siège administratif       
Montignystraat 37              Abel Janssenslaan 12
B-2018 Anvers                   B-2845 Niel 
Belgique                             Belgique

L'asbl MensaBe asbl est une filiale officielle de Mensa International Ltd (Slate Barn Church Lane - Caythorpe, NG32 EL, Royaume-Uni). MENSA BE attache une grande importance à la protection de vos données personnelles. Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour protéger votre vie privée et traitons ainsi les données personnelles avec le plus grand soin. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur les données que nous collectons et la manière dont nous traitons ces données personnelles.

MENSA BE doit se conformer aux lois et règlements applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679).

Dans tous les cas, cela implique que nous : ­

  • traitons vos données personnelles conformément à l'objectif pour lequel elles ont été fournies ; ces objectifs et le type de données personnelles sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité ; ­
  • limitons le traitement de vos données personnelles aux seules données qui sont au moins nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées ;
  • demandons votre consentement explicite si nous en avons besoin pour le traitement de données personnelles supplémentaires ; ­
  • avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles ;
  • ­ ne transmettrons pas les données personnelles à des tiers, sauf si cela s’avère nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été fournies ; ­ connaissons vos droits en matière des données personnelles, tenons à vous en informer et les respectons.

L'asbl Mensa BE est responsable du traitement de vos données personnelles. Si, après avoir parcouru notre déclaration de confidentialité, vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire via les coordonnées ci-dessous :

      Mensa BE vzw - Wim Proost
      Abel Janssenslaan 12  - 2845 Niel
      +32(0)497/24.24.58 - chairman@mensa.be

2. Portée de la présente déclaration de confidentialité

Cette déclaration de confidentialité s'applique à tous nos membres actuels et anciens, aux personnes qui ont été testées, aux participants aux activités, aux personnes qui montrent ou ont manifesté un intérêt pour nos activités, aux donateurs, services ou produits, aux clients et prospects et fournisseurs.

3. Données traitées et objectif

§1. Dans le cadre de votre adhésion ou de vos contacts avec l'association, les données personnelles suivantes vous concernant peuvent être traitées (= stockées, sauvegardées, utilisées, etc.) : ­

  • données d'identité personnelle : nom, prénom et adresse ; ­
  • coordonnées privées : numéro de téléphone, e-mail et adresse ; ­
  • les données d'identité délivrées par le gouvernement : numéro de carte d'identité et/ou numéro de registre national ; ­
  • caractéristiques personnelles : date de naissance, lieu de naissance, sexe, nationalité, préférence linguistique, QI (tests effectués) ;
  • ­ centres d’intérêts ;
  • ­ les détails du profil des médias sociaux (en ligne) avec lesquels vous nous contactez ; ­
  • adresse IP des appareils avec lesquels vous nous contactez ; ­
  • d'autres données personnelles que vous fournissez activement, par exemple en créant un profil sur ce site Web, par correspondance et par téléphone ;
  • ­des informations de localisation ; ­
  • des informations sur vos activités sur notre site Internet ; ­
  • les détails financiers (y compris le numéro de compte, les paiements, etc.) ; ­
  • l'éducation et la formation ; ­
  • données professionnelles ;
  • la participation aux assemblées générales et aux activités ; ­
  • des images (photos, vidéos, enregistrements, etc.) ; ­
  • les données bureaucratiques (indication de l'envoi de la carte de membre, etc.)

Nous ne recueillons que les données personnelles que vous nous communiquez vous-même de différentes manières (formulaires d'inscription, formulaires de contact sur notre site Internet, contact personnel, par téléphone ou par e-mail, tests de QI, etc.) Nous ne collectons pas de données personnelles par l'intermédiaire de tiers, à l'exception des informations reçues d'associations/clubs fermés ou de fédérations. Nous n'utilisons les renseignements recueillis qu'aux fins pour lesquelles nous les avons obtenus. Aucune catégorie de personnes ne peut faire l'objet d'une forme quelconque de prise de décision ou de profilage automatisé.

§2. L'association traite les données personnelles mentionnées ci-dessus aux fins suivantes : ­

  • Vos nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique seront utilisés pour vous contacter au sujet de votre adhésion et de la résiliation éventuelle de celle-ci, ou de la relation éventuelle avec l'association, pour répondre à vos questions ou appels, pour fournir les informations que vous avez demandées ou pour répondre à vos questions et pour vous envoyer votre carte de membre. ­
  • Vos nom, adresse et numéro de téléphone sont utilisés pour l'envoi ciblé d'invitations et d'informations sur les services, formations, activités et enquêtes organisés par l'organisation dans le cadre de son adhésion.
  • Votre nom et votre numéro de compte bancaire sont utilisés pour gérer les arrangements financiers tels que les frais d'adhésion, les paiements de participation, les cadeaux ou la livraison de biens et services. ­
  • Votre nom et votre numéro de téléphone seront utilisés au plus tard six mois après la fin de votre adhésion ou de votre participation pour vous interroger sur votre degré de satisfaction dans vos relations avec l'association et vous informer sur les possibilités de poursuivre votre adhésion. ­
  • Envoi d'informations sur nos activités, newsletters et invitations. ­
  • Envoi de lettres et de courriels (…) concernant l'organisation de l'association sans but lucratif. ­
  • E-mails occasionnels avec des offres liées aux activités de l'association sans but lucratif. ­ Obtenir des subventions du gouvernement. ­
  • Respect de nos obligations légales.

Opt-out : L'association utilise votre nom et votre adresse e-mail pour vous envoyer notre bulletin électronique avec des informations sur les activités, services et autres informations qui peuvent vous être utiles ou intéressantes, sauf si vous avez indiqué que vous ne souhaitez pas recevoir ces e-mails. Il est possible de se désinscrire de ce mailing à tout moment via le lien de désinscription au bas du mailing.

§3. L'association peut anonymiser les données personnelles et les utiliser à des fins de recherche et d'optimisation de son offre de services et de ses activités. Les données regroupées et anonymisées ne peuvent jamais être associées à vous en tant qu'individu.

4. Communication de données à caractère personnel à des tiers - sous-traitants de données à caractère personnel

Nous pouvons divulguer les informations que vous nous avez fournies à des tiers si cela est nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Par exemple, nous faisons appel à un tiers (prestataire de services externe) pour : ­

  • le stockage et le traitement des données dans le Cloud (via un Cloud Service Provider) ;
  • ­la prise en charge de l'environnement Internet (hébergement web, serveur email, etc.) ; ­
  • fournir l'infrastructure informatique (y compris le réseau informatique, les serveurs, etc.) ; ­
  • la prise en charge de l'administration (financière) et du secrétariat social ; ­
  • assurer nos membres, participants et bénévoles ; ­
  • s'occuper (et distribuer) des bulletins d'information, du magazine mensuel et des invitations.

5. Distribution à des tiers - destinataires

Vos données sont stockées dans une base de données partagée à laquelle seuls les membres du conseil ont accès. Nous partageons les renseignements personnels avec les parties externes suivantes : ­

  • les organisations affiliées qui font partie de l'organisation internationale Mensa International (notre organisation faîtière elle-même, les autres associations qui appartiennent à la même organisation faîtière, ....) ; ­
  • dans le cadre des obligations légales : services publics (y compris les autorités subventionnaires, les administrations fiscales, les organismes de sécurité sociale, etc. ; ­
  • les partenaires avec lesquels nous organisons des activités en collaboration (activités développées avec deux ou plusieurs organisations (y compris la coproduction) et pour lesquelles des listes de participants sont échangées) ; ­
  • PREBS, partenaires permanents de l'association ; ­
  • des formateurs externes ou des formateurs.

L'organisation utilise parfois les services de tiers pour traiter des données personnelles. Ces personnes traitent les données personnelles exclusivement pour le compte de l'association et exclusivement aux fins de l'association. Dans la mesure où ces parties ne sont pas déjà soumises aux obligations légales de confidentialité, l'association a conclu avec ces tiers un contrat de traitement dans lequel l'acquéreur est tenu de respecter toutes les obligations de la loi sur la vie privée, du règlement général européen sur la protection des données et de cette déclaration de confidentialité. Une liste de nos sous-traitants peut être obtenue auprès du délégué à la protection des données. De plus, nous ne transmettrons pas les informations que vous fournissez à des tiers, à moins que la loi ne l'exige et ne le permette.

En cas d'incident concernant vos données, vous en serez informé personnellement dans les conditions prévues par la loi.

6. Période de stockage

L'association traite et stocke vos données personnelles pour une durée indéterminée en raison des conditions d'admission à notre association. Nous voulons éviter d'avoir à passer l'examen d'admission (test de QI) encore et encore si vous décidez de ne pas devenir membre pour une période prolongée et que vous souhaitez un jour le devenir. Vous avez le droit de demander ces informations, mais acceptez qu'un nouveau test de QI puisse être passé comme preuve que vous répondez au score minimum requis.

Sur demande, l'association détruira et/ou rendra anonymes vos données personnelles, à moins qu'elle ne soit obligée par la loi (par exemple, par la législation de l'association ou la législation fiscale ou par les statuts) de conserver certaines données personnelles pendant une période plus longue. Dans ce cas, seules ces données personnelles spécifiques seront conservées pendant la période de conservation légale. Dans le cas d'une sanction telle que décrite au point 9.1, les coordonnées minimales seront également conservées sur une plus longue période.

7. Sécurité des données

L'association a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles. De cette façon, vos données personnelles sont protégées contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre tout accès, utilisation, divulgation et traitement non autorisés ou perte accidentelle, destruction ou déterioration. Par exemple, nous avons pris les mesures suivantes : ­

  • Toutes les personnes qui peuvent prendre connaissance de vos informations au nom de Mensa BE sont liées par la confidentialité de vos informations.
  • Nous avons une politique de nom d'utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes. ­
  • Nous anonymisons et cryptons les données personnelles si nécessaire. ­
  • Cryptage des disques durs de nos ordinateurs portables.
  • ­ Nous utilisons un logiciel antivirus et un pare-feu et les mettons à jour systématiquement et en temps opportun. ­
  • Nous effectuons systématiquement des sauvegardes cryptées des données personnelles afin de les restaurer en cas d'incidents physiques ou techniques. ­
  • Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures et les adaptons si nécessaire. ­
  • Nos employés sont informés de l'importance de la protection des données personnelles. Ils suivent un certain nombre de lignes directrices claires et sont régulièrement informés de leurs responsabilités.
  • ­ Ces employés ont accès à vos données dans la mesure où ils en ont besoin pour mener à bien leurs tâches. ­
  • Pour les nouveaux projets susceptibles d'avoir un impact sur votre vie privée, une analyse approfondie est effectuée pour garantir vos droits, la sécurité et la protection de vos données personnelles.

8. Cookies ou techniques similaires sur nos sites Web et applications

Mensa BE n'utilise que des cookies fonctionnels et analytiques qui ne violent pas votre vie privée, tels que Google Analytics, pour conserver des statistiques sur les visites sur notre site Web. Plus d'informations sur les règles de confidentialité de Google Analytics : www.google.com/analytics/policies/. Un cookie est un petit fichier texte qui est stocké sur votre ordinateur, tablette ou smartphone lorsque vous visitez ce site pour la première fois. Les cookies que nous utilisons, sont nécessaires au fonctionnement technique du site et à votre facilité d'utilisation. Ils s'assurent du bon fonctionnement du site Web et se souviennent, par exemple, de vos paramètres préférés. Nous pouvons également l'utiliser pour optimiser notre site web.

Vous pouvez refuser les cookies en réglant votre navigateur Internet pour qu'il ne stocke plus de cookies. En outre, vous pouvez également supprimer toute information précédemment stockée dans les paramètres de votre navigateur.

9. Droit d'accès, de modification, de suppression et de transfert de vos données - objections, réclamations et questions

§1. Par l'intermédiaire du responsable de l’administration des membres (chairman@mensa.be), vous pouvez demander d’accéder, recevoir, modifier/améliorer/compléter ou supprimer vos données personnelles ou vous opposer à l'acquisition (ultérieure) de vos données personnelles comme indiqué dans cette déclaration. Vous pouvez également vous opposer au traitement de certaines données personnelles vous concernant. Vous avez le droit de vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct (via l'opt-out dans les e-mails).

En outre, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout traitement de données et vous avez le droit à la transférabilité des données. Cela signifie que vous pouvez nous demander d'envoyer les données personnelles que nous détenons dans un fichier informatique, à votre intention ou à toute autre société que vous désignerez.

L'association traitera toujours votre demande ou objection immédiatement et vous informera, en tout état de cause dans un délai d'un mois après réception de la demande ou objection, de la suite qui y sera donnée. Si l'association n'accède pas à votre demande ou objection, elle vous en indiquera les raisons.

Toutefois, nous nous réservons le droit de déterminer si votre demande est justifiée. Veuillez noter toutefois que Mensa BE ne sera pas toujours obligée de répondre à votre demande d'accès, de rectification, de suppression, de transfert ou d'opposition en raison de nos obligations légales, de raisons d'intérêt public, de l'exercice ou de la justification d'une réclamation légale ou de l'exercice légitime du droit à la liberté d'opinion et/ou d'information (vous trouverez vos différents droits et les exceptions à l'article 13 du règlement général sur la protection des données).

Il se peut que nous vous demandions de vous identifier avant de pouvoir répondre aux demandes ci-dessus (afin d'éviter toute utilisation abusive, nous pouvons vous demander de vous identifier de manière adéquate). Pour vérifier votre identité, nous vous demandons d'ajouter une copie du recto de votre carte d'identité à votre demande.

Exception à la suppression des données personnelles : si une personne a été inscrite sur la liste des personnes indésirables sur décision de l'assemblée générale, cette personne ne peut demander la suppression des données personnelles qui la concernent dans la mesure où elles sont nécessaires au maintien de ladite sanction. Seules les données personnelles minimales sont mentionnées afin d'identifier la personne.

§2. Toute autre question ou commentaire concernant cette déclaration de confidentialité peut être adressé à notre service d'inscription des membres (chairman@mensa.be). Vous pouvez également nous contacter via la page contact de notre site web www.mensa.be.

10. Plaintes

Si vous avez des réclamations sur la manière dont l'association traite vos données personnelles ou traite vos demandes/objections, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (chairman@mensa.be). Si cela n'aboutit pas à une solution, vous pouvez toujours exercer votre droit de déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données ou, si nécessaire, de faire appel auprès de la juridiction compétente.

           Autorité de protection des données (APD)
           Rue de la Presse 35 - 1000 Bruxelles
           commission@privacycommission.be

11. Modifications à la déclaration de confidentialité

Mensa BE peut toujours modifier sa déclaration de confidentialité. Nous annoncerons ce changement sur notre site Web. La dernière modification a eu lieu le 7 août 2018. Les anciennes versions de notre déclaration de confidentialité seront conservées dans nos archives. Envoyez-nous un e-mail si vous souhaitez les consulter.

Mensa BE Le 5 novembre 2018