Privacyverklaring Mensa Be

 

PRIVACYVERKLARING

Mensa Be

(05/11/18)

 

1. De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Maatschappelijke zetel        Administratieve zetel
Montignystraat 37                   Abel Janssenslaan 12
B-2018 Antwerpen                  2845 Niel
België                                        België

 
 

Asbl MensaBe vzw is an official branch of Mensa International Ltd (Slate Barn Church Lane - Caythorpe, NG32 EL, UK).

MENSA BE hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe we omgaan met deze persoonsgegevens.

MENSA BE houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als we deze nodig hebben voor de verwerking van bijkomende persoonsgegevens;
  • de passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als Mensa BE vzw zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de onderstaande contactgegevens:

         Mensa BE vzw - Wim Proost
         Abel Janssenslaan 12 - 2845 Niel
         0497242458 - chairman@mensa.be

2. Toepassingsgebied van deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, personen die getest zijn, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, schenkers, diensten of pro­ducten, klanten en prospecten en leveranciers.

3. Verwerkte gegevens en doelstelling.

§1. In het kader van uw lidmaatschap of contacten met de vereniging kunnen van u de volgende persoonsgegevens verwerkt worden (= opgeslagen, bewaard, gebruikt, …):

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam en adres;
  • private contactgegevens: telefoonnummer, e-mail en adres;
  • identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer en/of rijksregisternummer;
  • persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit, taalrol, IQ (afgeleg­de testen);
  • interesses ;
  • profielgegevens van sociale (online) media waarmee u ons contacteert;
  • IP-adres van de toestellen waarmee u ons contacteert;
  • overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en per telefoon;
  • locatiegegevens;
  • gegevens over uw activiteiten op onze website;
  • financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …);
  • opleiding en vorming;
  • professionele gegevens;
  • aanwezigheid op algemene vergaderingen en activiteiten;
  • beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …);
  • bureaucratische gegevens (aanduiding verzending lidkaart, …).

We verzamelen enkel de persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvings­formulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk contact, via telefoon of per e-mail, IQ-testen, …). We verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van aan­gesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluit­vorming of profilering.

§2. De vereniging verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt om u te contacteren i.v.m. uw lidmaat­schap en de eventuele opzegging daarvan, of de eventuele relatie met de vereniging, voor het beantwoorden van uw vragen of oproepen, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de door u gestelde vragen en voor het verzenden van uw lidkaart.
  • Uw naam, adresgegevens, telefoonnummer worden gebruikt voor het doelgericht bezorgen van uitnodigingen en informatie over de door de organisatie georganiseerde diensten, opleidingen, activiteiten en enquêtes in het kader van het lidmaatschap.
  • Uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om financiële regelingen zoals lidmaatschapsbijdrage, deelnamebetalingen, giften of levering van goederen en diensten af te handelen.
  • Uw naam en telefoonnummer worden tot uiterlijk een half jaar na afloop van uw lidmaatschap of deelname gebruikt om u te vragen naar uw ervaringen met de vereniging en om u te informeren over de mogelijkheden tot verderzetting van het lidmaatschap.
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • Het versturen van brieven en e-mails, … i.v.m. de organisatie van de vzw.
  • Occasionele e-mails met aanbiedingen verbonden met de activiteiten van de vzw.
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid.
  • Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.

Opt-out: De vereniging gebruikt uw naam en e-mailadres om u onze elektronische nieuwsbrief te sturen met informa­tie over activiteiten, diensten en andere informatie die voor u nuttig of interessant kan zijn, tenzij u hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen. Een afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onder­aan de mailing.

§3. De vereniging kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De gegroepeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.

4. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers van persoonsgegevens.

De gegevens die u aan ons heeft verstrekt, kunnen we aan derde partijen doorgeven indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken we gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting, ...);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers, …);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en het sociaal secretariaat;
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, maandblad en uitnodigingen.

5. Verstrekking aan derden - ontvangers.

Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank waartoe enkel de bestuursleden toegang hebben. We delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • verbonden organisaties die deel uitmaken van de internationale organisatie Mensa International (onze koepelorganisatie zelf, de andere verenigingen die tot dezelfde koepel behoren, …);
  • binnen de wettelijke verplichtingen: overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …);
  • partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. coproductie) en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
  • PREBS, vaste partners van de vereniging;
  • externe opleiders of trainers.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie soms gebruik van diensten van derden. Deze der­den verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging en uitsluitend voor het doel van de vereniging. Voor zover deze partijen niet reeds onder de wettelijke geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsverplichtin­gen zouden vallen, heeft de vereniging met deze derden een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de verwer­ker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de privacywet, de Europese algemene verordening gegevensbescher­ming en deze privacyverklaring na te leven. Via de functionaris gegevensbescherming kan een lijst worden opgevraagd van onze verwerkers. Verder zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

6. Bewaartermijn.

De vereniging verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende een onbepaalde tijd omwille van de toelatings­voorwaarde tot onze vereniging. We willen vermijden dat u de toelatingsvoorwaarde (IQ-test) steeds opnieuw moet afleggen als u voor een onbepaalde tijd geen lid bent en opnieuw lid wenst te worden. U hebt het recht om de vernieti­ging van de gegevens te vragen maar aanvaardt dan ook dat er opnieuw een IQ-test afgelegd zal moeten wor­den als bewijs dat men voldoet aan de minimale vereiste score voor lidmaatschap.

Op verzoek zal de vereniging uw persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de verenigings- of de fiscale wetgeving of statuten) verplicht is om bepaalde persoons­gege­vens langer te bewaren. In dit geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven. In geval van een strafmaatregel zoals beschreven in 9.1 laatste alinea zullen de minimale contactgegevens eveneens langer bewaard worden.

7. Beveiliging van de gegevens.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de vereniging passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Op die manier worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige toegang, gebruik, openbaarmaking en verwerking of onopzettelijk verlies, vernietiging of bescha­diging. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Mensa BE van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheim­houding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Encryptie van de harde schijven van onze laptops.
  • We gebruiken een virusscanner en firewall en updaten deze systematisch en tijdig.
  • We maken systematisch versleutelde back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen bij indien nodig.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden regelmatig bewustgemaakt van hun verantwoordelijk­heid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang tot uw gegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

8. Cookies of vergelijkbare technieken op onze websites en apps.

Mensa BE gebruikt alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy, zoals Google Analytics en dit om statistieken inzake het bezoek op onze website bij te houden. Meer informa­tie over het privacybeleid van Google Analytics: www.google.com/analytics/policies/. Een cookie is een klein tekstbe­stand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De coo­kies die we gebruiken, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen we hier­mee onze website optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

 

9. Recht op inzage, wijziging, verwijdering en overdraagbaarheid van uw gegevens - bezwaar, klachten en vragen.

§1. Via onze ledenadministratie (chairman@mensa.be) kan u verzoeken om uw persoonsgegevens in te kijken, te ontvan­gen, te wijzigen/verbeteren/aan te vullen of te verwijderen of een bezwaar indienen tegen de (verdere) verwer­king van uw persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verklaring. Tevens kunt u een bezwaar (verzet) indienen tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten te­gen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden (opt-out) in e-mails)

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover we beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde onderneming, te sturen.

De vereniging zal uw verzoek of bezwaar steeds meteen in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek of bezwaar, informeren over het gevolg dat eraan is gegeven. Als de vereniging uw ver­zoek of bezwaar niet inwilligt, zal zij u informeren over de redenen daarvoor.

We behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. U dient wel voor ogen te houden dat Mensa BE niet steeds verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging of bezwaar, omwille van onze wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsui­ting en/of informatie (u vindt uw verschillende rechten en de uitzonderingen vanaf artikel 13 Algemene Verordening Gegevensbescherming).

We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan de voormelde verzoeken (om mis­bruik te voorkomen kunnen we u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren vra­gen we u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag.

Uitzondering op het verwijderen van de persoonsgegevens: indien iemand door de algemene vergadering overeen­kom­stig de statuten op de lijst van ongewenste personen is geplaatst, heeft deze persoon niet het recht om de minimale persoonsgegevens te laten schrappen omdat die nodig zijn om deze straf te kunnen handhaven. Enkel de minimale persoonsgegevens worden er vermeld om de persoon te kunnen identificeren.

§2. Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan onze ledenadmi­nistratie (chairman@mensa.be). U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.mensa.be.

10. Klachten.

Als u klachten heeft over de manier waarop de vereniging uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken/bezwaren behandelt, kan u de functionaris gegevensbescherming contacteren (chairman@mensa.be). Indien dit niet tot een oplossing leidt, kan u altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermings­autori­teit of desgevallend een beroep te doen op de bevoegde rechter.
                Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
                Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel
                commission@privacycommission.be

 

10. Wijzigingen van de privacyverklaring.

Mensa BE kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 7 augustus 2018.

Oudere versies van ons privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

 

Mensa BE

5 november 2018